POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

(Dirigida al Personal, Proveedores, Clientes y otros titulares de Datos Personales de los cuales COLORPLASTIC SAS sea Responsable)

Presentación

Con el objetivo ele dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación, lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso, transmisión Y transferencia de datos personales que COLORPLASTIC SAS, realiza de sus datos personales, en virtud de la ley aplicable o la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Contarme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen). tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, Empleados, Empleados prospectos, Clientes o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos; Empleado Significa cualquier trabajador que haga parte de la Compañía;

Política de Trata miento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractua I/ob Iigac iona l.

Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera un producto o servicio de la Compañía en virtud de una

relación contractual/obligacional;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base ele datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como responsable, en principio, la Compañía;

Empleados prospecto: Cualquier persona natural que envíe por cualquiera de los canales que tiene la Compañía su hoja de vida o datos para ser tenido en cuenta dentro de los procesos de selección para ser     Empleado de la Compañía.

titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

Uso y finalidad del Tratamiento

La Compañía reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, éstas recolectan, almacenan, usan y transmiten o transfieren datos personales, a compañías localizadas dentro de Colombia. Los datos personales son utilizados para:

1. Ejecución del contrato suscrito con la compañía
   1. Pago de obligaciones contractuales.
   1. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
   1. Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
   1. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
   1. Registro de la información de los Empleados en la base de datos de la Compañía, en lo que corresponda
   1. Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de la Compañía, en lo que corresponda.
   1. Registro para el ingreso a instalaciones de la Empresa.
   1. Registro de la información de los Clientes en la base de datos de la Compañía, en lo que corresponda.
   1. Contacto con Empleados, Proveedores. Socios Comerciales y/o Clientes para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
   1. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.

• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
  • Registro de los datos de los Empleados para temas de salud o inscripción a servicios médicos.
  • Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por usted haya sido otorgada a favor de la Compañía

Le informamos igualmente que, en su calidad de Empleado, Proveedor, Cliente, Visitante y/o Socio Comercial sus Datos Personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante, por lo cual los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, usted está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de Datos Personales

De igual manera, en los casos en que los datos recolectados estén por fuera de la naturaleza misma de la relación contractual, COLORPLASTIC SAS captará de los posibles titulares las autorizaciones firmadas.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de administrativo, encargados y a otras personas  según corresponda.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Colorplastic SAS o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

Obligaciones del responsable

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de la demás disposiciones

previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus  datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Colorplastic SAS como los responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Trata miento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como responsables del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;
• Ser informado por la Compañía, como responsables del tratamiento o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios

Colorplastic SAS

Domicilio: Cra 70 no 21 – 62 sur Bogotá D.C. Colombia

Teléfono: 3115168852

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos personales: contabilidad@colorplasticcolombia.com

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja

Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones /respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a COLORPLASTIC SAS atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción ele la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

Modificación de esta Política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento. La última versión de esta

Política estará publicada dentro de las instalaciones de la Compañía y en caso de que sea un titular externo, cuyos datos personales reposen en las bases de datos de COLORPLASTIC SAS, usted podrá solicitar una copia de la presente Política a través del Oficial de Protección de Datos Personales: contabilidad@colorplasticcolombia.com

Fecha de entrada en vigencia: 19 agosto de 2013.